Yurtdışına taşınan, orada evlenen ya da bir üniversiteye başvuran çoğu kişi aynı refleksi gösterir: elindeki doğum belgesini, evlenme cüzdanını ya da adli sicil kaydını apostil kuyruğuna sokar, sonra yeminli tercümana koşar. Çoğu durumda bu doğru bir refleks — ama bir grup Avrupa Birliği ülkesi arasında artık gerçek dışı bir varsayım. 2019’dan bu yana yürürlükte olan bir AB tüzüğü, belirli belge türleri için apostil şartını tamamen kaldırdı ve üstüne, tercüme masrafını büyük ölçüde bitiren çok dilli bir form getirdi. Buna rağmen insanlar hâlâ gereksiz yere zaman ve para harcıyor, çünkü bu düzenleme apostil sürecinin kendisi kadar bilinmiyor.
Apostil zincirinin özeti: neden var, ne işe yarıyor
Apostilin ne olduğunu ve nasıl alındığını zaten ayrı bir yazıda ayrıntılı işledik; burada tekrarlamayacağız. Ama AB’nin istisnasını anlamak için sistemin arkasındaki mantığı hatırlamak gerekiyor. 1961 tarihli Lahey Apostil Sözleşmesi’ni yöneten Lahey Uluslararası Özel Hukuk Konferansı (HCCH), sözleşmenin amacını şöyle tanımlıyor: "The purpose of the Convention is to abolish the traditional requirement of legalisation, replacing the often long and costly legalisation process with the issuance of a single Apostille certificate by a Competent Authority in the place where the document originates." (Sözleşmenin amacı, geleneksel tasdik – legalizasyon – şartını kaldırmak; genellikle uzun ve maliyetli olan legalizasyon sürecini, belgenin çıktığı yerdeki Yetkili Makam tarafından verilen tek bir Apostil sertifikasıyla değiştirmektir.)
Bu, apostili icat eden ve dünya çapında yaygınlaştıran bir sistem: "The Convention has 130 Contracting Parties, and has become one of the most widely applied multilateral treaties in the area of legal cooperation, with several million Apostilles issued each year." (Sözleşmenin 130 Taraf Devleti var ve hukuki iş birliği alanında en yaygın uygulanan çok taraflı anlaşmalardan biri hâline geldi; her yıl milyonlarca Apostil düzenleniyor.) Sözleşme, hangi belgelerin “kamu belgesi” sayılıp apostil kapsamına gireceğini de tek tek tanımlıyor: mahkemelerle bağlantılı makamlardan çıkan belgeler ("documents emanating from an authority or an official connected with the courts or tribunals of the State, including those emanating from a public prosecutor, a clerk of a court or a process-server (“huissier de justice”);" – mahkeme veya yargıyla bağlantılı bir makam ya da görevliden, savcı, mahkeme kâtibi veya icra memurundan çıkan belgeler); idari belgeler ("administrative documents;" – idari belgeler); noterlik senetleri ("notarial acts;" – noter işlemleri); ve özel kişilerin imzaladığı belgelere iliştirilen resmî onaylar ("official certificates which are placed on documents signed by persons in their private capacity, such as official certificates recording the registration of a document or the fact that it was in existence on a certain date and official and notarial authentications of signatures." – özel kişilerce imzalanmış belgelere eklenen, örneğin bir belgenin kayda geçtiğini veya belirli bir tarihte var olduğunu kaydeden resmî onaylar ile resmî ve noter imza tasdikleri gibi resmî sertifikalar).
Sözleşmenin kalbi tek cümlede özetleniyor: "The only formality that may be required in order to certify the authenticity of the signature, the capacity in which the person signing the document has acted and, where appropriate, the identity of the seal or stamp which it bears, is the addition of the certificate described in Article 4, issued by the competent authority of the State from which the document emanates." (İmzanın gerçekliğini, imzalayan kişinin hangi sıfatla hareket ettiğini ve varsa üzerindeki mühür veya kaşenin kimliğini tasdik etmek için istenebilecek tek formalite, belgenin çıktığı devletin yetkili makamınca eklenen ve Madde 4’te tarif edilen sertifikanın – yani apostilin – eklenmesidir.) Bu, apostilin neden “tek” formalite olduğunu açıklıyor: dış temsilcilikte ayrıca tasdik, konsolosluk onayı gibi ek adımlara gerek kalmıyor. AB’nin yaptığı ise bu “tek formaliteyi” bile bazı durumlarda gereksiz kılmak.
AB’nin sessiz kısayolu: Tüzük 2016/1191, apostili tamamen kaldırıyor
2016 yılında kabul edilen ve 16 Şubat 2019’dan itibaren tüm AB üye devletlerinde doğrudan uygulanan (EU) 2016/1191 sayılı Tüzük, AB üyesi bir ülkenin makamınca düzenlenen belirli kamu belgelerinin başka bir AB üyesinde sunulmasını kolaylaştırıyor. Tüzüğün gerekçe metninde (recital 5) bu, açıkça şöyle ifade ediliyor: "As regards the Apostille Convention, while it should not be possible for Member States' authorities to require an apostille when a person presents to them a public document covered by this Regulation and issued in another Member State, this Regulation should not prevent Member States from issuing an apostille where a person chooses to request it." (Apostil Sözleşmesi bakımından, bir kişi bu Tüzük kapsamındaki ve başka bir üye devlette düzenlenmiş bir kamu belgesini sunduğunda üye devlet makamlarının apostil talep etmesi mümkün olmamalıdır; ancak bu Tüzük, üye devletlerin bir kişi talep ettiği takdirde apostil düzenlemesine engel değildir.) Yani apostil hâlâ istenirse alınabilir, ama idare artık onu “şart” koşamaz.
Bu, gerekçeden ibaret kalmıyor, doğrudan bağlayıcı bir madde hâline geliyor: "Public documents covered by this Regulation and their certified copies shall be exempt from all forms of legalisation and similar formality." (Bu Tüzük kapsamındaki kamu belgeleri ve onaylı suretleri, her türlü tasdik ve benzer formaliteden muaftır.) Tüzük, “benzer formalite” kavramını da doğrudan apostille bağlıyor: "'similar formality' means the addition of the certificate provided for by the Apostille Convention;" (“benzer formalite”, Apostil Sözleşmesi’nde öngörülen sertifikanın eklenmesi anlamına gelir.) Yani AB burada apostili yasak etmiyor, sadece belirli belgeler için onu isteğe bağlı hâle getiriyor. Yürürlük tarihleri de maddeye bağlanmış durumda: "It shall apply from 16 February 2019, with the exception of: (a) Article 24(2) which shall apply from 16 February 2017; (b) Article 12 and Article 24(3) which shall apply from 16 February 2018; and (c) Article 22 and Article 24(1), which shall apply from 16 August 2018." (16 Şubat 2019’dan itibaren uygulanır; ancak Madde 24(2) 16 Şubat 2017’den, Madde 12 ile 24(3) 16 Şubat 2018’den, Madde 22 ile 24(1) ise 16 Ağustos 2018’den itibaren uygulanır.)
Hangi belgeler bu şart dışında tutuluyor?
Bu, yazının en kritik kısmı, çünkü kapsam sınırlı ve dar. Tüzüğün 2. maddesi, hangi belgelerin kapsamda olduğunu tek tek sayıyor – birebir metin şöyle:
- "birth;" (doğum)
- "a person being alive;" (bir kişinin hayatta olması – hayatta olma belgesi)
- "death;" (ölüm)
- "name;" (ad)
- "marriage, including capacity to marry and marital status;" (evlilik, evlenme ehliyeti ve medeni hâl dahil)
- "divorce, legal separation or marriage annulment;" (boşanma, ayrılık veya evlilik iptali)
- "registered partnership, including capacity to enter into a registered partnership and registered partnership status;" (kayıtlı birliktelik, buna girme ehliyeti ve statüsü dahil)
- "dissolution of a registered partnership, legal separation or annulment of a registered partnership;" (kayıtlı birlikteliğin sona ermesi, ayrılık veya iptali)
- "parenthood;" (ebeveynlik)
- "adoption;" (evlat edinme)
- "domicile and/or residence;" (ikametgah ve/veya mukimlik)
- "nationality;" (vatandaşlık)
- "absence of a criminal record, provided that public documents concerning this fact are issued for a citizen of the Union by the authorities of that citizen's Member State of nationality." (adli sicil kaydının bulunmaması – ancak bu, yalnızca bir AB vatandaşının kendi vatandaşı olduğu üye devlet makamlarınca düzenlenen belgeler için geçerlidir.)
Şaşırtıcı olan: diploma bu listede yok
Burada çoğu kişinin varsayımını yıkan nokta şu: diploma, sertifika ya da mesleki yeterlilik belgeleri şu an bu muafiyetin dışında. Tüzüğün kendisi bunu gizlemiyor; 26. maddesinde Komisyon’a, kapsamın ileride genişletilip genişletilemeyeceğini değerlendirmesi görevini veriyor ve genişleme adaylarını sayıyor – bunlardan biri tam olarak diploma: "diplomas, certificates and other evidence of formal qualifications;" (diplomalar, sertifikalar ve diğer resmî yeterlilik kanıtları). Yani diploma tanınması bugün hâlâ apostil (veya hedef ülkenin ayrı düzenlemesi, örneğin akademik denklik prosedürleri) gerektiriyor; AB bunu “değerlendirmeye alınacaklar” listesine koymuş ama henüz muafiyet kapsamına dahil etmemiş. Bir üniversite diploması için apostil aramaktan vazgeçmeyin – ama doğum, evlenme, adli sicil gibi listede sayılan belgeler için AB içi bir işlemde artık aramanıza gerek yok.
Tüzük ayrıca kapsam dışını da net çiziyor: "This Regulation does not apply to: (a) public documents issued by the authorities of a third country; or (b) certified copies of documents referred to in point (a) made by the authorities of a Member State." (Bu Tüzük şunlara uygulanmaz: (a) üçüncü bir ülke makamlarınca düzenlenen kamu belgeleri; veya (b) bu belgelerin bir üye devlet makamınca yapılmış onaylı suretleri.) Yani bir Türk vatandaşının Türkiye’de aldığı doğum belgesi bu muafiyetten yararlanmaz – muafiyet yalnızca AB üyesi bir ülkenin makamınca düzenlenip başka bir AB üyesinde sunulan belgeler için geçerli. Türkiye’den gelen bir belge için klasik apostil zinciri hâlâ işliyor.
Çok dilli standart form: tercüme masrafını bitiren asıl kısayol
Tüzüğün ikinci ayağı daha az bilinir ama pratikte daha çok tasarruf ettirir: apostille muaf tutulan belge türleri için, kaynak ülke bir de “çok dilli standart form” ekleyebiliyor ve bu form, hedef ülkedeki makamı ayrı bir yeminli tercümeye ihtiyaç duymadan belgeyi kabul etmeye ikna edebiliyor. Tüzük bunu doğrudan şöyle tarif ediyor: "a public document concerning birth, a person being alive, death, marriage (including capacity to marry and marital status), registered partnership (including capacity to enter into a registered partnership and registered partnership status), domicile and/or residence, or absence of a criminal record, is accompanied, in accordance with the conditions set out in this Regulation, by a multilingual standard form, provided that the authority to which the public document is presented considers that the information included in the multilingual standard form is sufficient for processing the public document." (doğum, hayatta olma, ölüm, evlilik, kayıtlı birliktelik, ikametgah/mukimlik veya adli sicil kaydı bulunmamasıyla ilgili bir kamu belgesine, bu Tüzük’te öngörülen şartlara uygun şekilde çok dilli bir standart form eklenmişse ve belgenin sunulduğu makam bu formdaki bilgiyi belgeyi işleme koymak için yeterli görürse, ayrıca tercüme istenmez.)
Formun tek işlevi tercümeyi kolaylaştırmak – kendi başına bağımsız bir belge değil: "The sole purpose of the multilingual standard forms should be to facilitate the translation of the public documents to which they are attached. Accordingly, such forms should not be circulated as autonomous documents between the Member States." (Çok dilli standart formların tek amacı, eklendikleri kamu belgelerinin tercümesini kolaylaştırmaktır. Buna göre bu formlar, üye devletler arasında bağımsız belgeler olarak dolaştırılmamalıdır.) Şaşırtıcı ayrıntı burada: AB, bu formun ticari bir hizmete dönüşüp vatandaşa fazladan yük bindirmesini de önceden engellemiş. Tüzük, formun ücretine üst sınır koyuyor: "In order to further facilitate the free circulation of public documents within the Union, Member States shall ensure that the fee for obtaining a multilingual standard form does not exceed the production cost of the multilingual standard form or of the public document to which the form is attached, whichever is lower." (AB içinde kamu belgelerinin serbest dolaşımını daha da kolaylaştırmak için üye devletler, çok dilli standart formu almanın ücretinin, formun ya da eklendiği kamu belgesinin üretim maliyetini – hangisi düşükse onu – aşmamasını sağlar.) Yani bu form üzerinden ek bir “hizmet bedeli” çıkarılamaz – ücret rakamları ülkeden ülkeye ve zamanla değişebileceğinden yine de işlem öncesi ilgili makamdan teyit almanızı öneririz.
e-Apostil nasıl doğrulanıyor?
Kâğıt apostilin dijital karşılığı olan e-Apostil de aynı hukuki değere sahip. HCCH bunu şöyle tanımlıyor: "An e-Apostille is an official Apostille issued in digital form. It is created and signed electronically and linked to a secure digital certificate." (e-Apostil, dijital biçimde düzenlenen resmî bir Apostildir. Elektronik olarak oluşturulur, imzalanır ve güvenli bir dijital sertifikaya bağlanır.) Ve önemlisi: "The same rules and procedures apply when issuing an e-Apostille as when issuing a paper Apostille. As a result, an e-Apostille is just as valid as a paper Apostille and must be accepted by all Contracting Parties to the Apostille Convention." (e-Apostil düzenlenirken kâğıt Apostille uygulanan aynı kurallar ve usuller uygulanır. Sonuç olarak e-Apostil, kâğıt Apostille kadar geçerlidir ve Apostil Sözleşmesi’nin tüm Taraf Devletlerince kabul edilmelidir.) Bu sistem, 2006’dan beri işliyor: "The electronic Apostille Programme (e-APP) was launched in 2006 to support the electronic issuance and verification of Apostilles around the world." (Elektronik Apostil Programı (e-APP), dünya çapında Apostillerin elektronik olarak düzenlenmesini ve doğrulanmasını desteklemek için 2006’da başlatıldı.) Pratikte bu, çevrimiçi bir sicilden apostil numarasını sorgulayarak sahteciliği kontrol edebileceğiniz anlamına geliyor – ama bu doğrulama sicilleri her ülkede aynı şekilde işlemiyor, o yüzden belgeyi verecek makamın e-Apostil kullanıp kullanmadığını önceden sormak gerekiyor.
Peki apostil hâlâ ne zaman şart?
Toparlarsak, üç ayrı senaryo var:
| Durum | Apostil gerekiyor mu? |
|---|---|
| AB üyesi bir ülkeden başka bir AB üyesine, listede sayılan belge türlerinden biri (doğum, evlenme, adli sicil vb.) | Hayır – Tüzük 2016/1191 kapsamında muaf, isterseniz yine de alabilirsiniz |
| AB üyesi olmayan bir ülkeden (örneğin Türkiye’den) gelen ve Lahey Sözleşmesi’ne taraf bir ülkeye giden belge | Evet – klasik apostil zinciri işler |
| Diploma, şirket belgesi, engellilik raporu gibi Tüzük kapsamı dışındaki AB içi belgeler | Evet, hedef ülkenin kuralına göre – şu an için genel muafiyet yok |
Bu üçlü ayrımın pratikte en çok karıştığı yer, aile hukuku ve göçle ilgili başvurular. Örneğin çocuğunuzla birlikte AB dışına seyahat ederken noter onaylı bir muvafakatname taşımanız gerekebiliyor – bu, ayrı bir belge kategorisi ve ayrı kurallara tabi; konuyu çocukla yurtdışı seyahatinde muvafakatname yazımızda ayrıntılı işledik. Benzer şekilde, uzun süreli bir Schengen vizesi ya da aile birleşimi başvurusunda adli sicil kaydı ya da evlenme belgesi istenmesi çok yaygın; bu belgelerin hangi aşamada apostil ya da tercüme gerektirdiğini uzun süreli Schengen vizesi yazımızda ele aldık. Yurtdışında hastalanıp resmî bir sağlık raporuna ihtiyaç duyduğunuzda da benzer bir tanıma sorunu çıkabiliyor; SGK ve seyahat sigortası tarafında neyin kabul edildiğini bu yazıda anlattık. Eğer bir belge anlaşmazlığı yüzünden yurtdışında ciddi bir idari ya da hukuki soruna girerseniz, konsolosluğun neyi yapıp neyi yapamayacağını da önceden bilmekte fayda var; bunu konsolosluk yetkileri yazımızda detaylandırdık.
Sonuç olarak, apostil hâlâ birçok senaryoda gerekli ve göz ardı edilemeyecek bir adım. Ama tek bir AB üyesinden diğerine, listede sayılan bir aile veya kimlik belgesi taşıyorsanız, önce Tüzük 2016/1191’in sizi bu masraftan muaf tutup tutmadığını kontrol etmek, hem zaman hem tercüme ücretinden tasarruf ettirebilir. Yine de son sözü her zaman belgeyi teslim alacak makam söylüyor – ne AB tüzüğü ne de Lahey Sözleşmesi, yerel uygulamadaki farklılıkları tamamen ortadan kaldırmıyor. İşlem öncesi ilgili resmî makamdan güncel teyit almak, hâlâ en güvenli adım.
